ЗАЩО УПРАВЛЕНИЕТО НА ВРЕМЕТО Е ВАЖНО И КАК ДА СТЕ ПО-ЕФЕКТИВНИ

управление на времето

ЗАЩО УПРАВЛЕНИЕТО НА ВРЕМЕТО Е ВАЖНО И КАК ДА СТЕ ПО-ЕФЕКТИВНИ

Каква част от работната ви седмица отива за отлагане за неща, защото нямате достатъчно време, за да изпълните крайните си срокове и да постигнете седмичните си цели? Времето е ценно за нас и ограниченото време не е проблемът; вместо това много от нас управляват лошо времето си и в резултат на това не успяват да постигнат целите си.

Важно умение ли е управлението на времето за вашия професионален път?
Можем ли да управляваме времето си, като научим това умение, или това е личностна черта, която някои от нас притежават? Проблемът стана толкова широко разпространен, че се появиха много приложения за управление на времето, които да отговарят на нуждите на клиентите. Преди да разгледаме някои от съветите за управление на времето, които могат да облекчат натоварения ви график, нека разберем защо притежаването на умения за управление на времето е от съществено значение.

Защо управлението на времето е толкова важно?

Структурирането на работата ви по начин, по който можете да постигнете ежедневните си цели, е нещо, което трябва да бъде в основата на вашата рутина. Помислете колко много се стресирате заради това, че не изпълнявате задачите навреме или не поддържате баланс между работа и личен живот.

Повишеното ниво на стрес се превръща в бариера за продуктивна работа и няма шанс да се измъкнете от него, ако не предприемете правилните действия. Чудите ли се дали управлението на времето е умение, което може да ви помогне да свършите работата по ефективен начин и да разрешите всички тези проблеми?

Отговорът определено е ДА!

Управлението на времето има огромен ефект върху вашата производителност на работното място. Ще можете да спазвате сроковете и най-важното да се развиете като ефективен човек.

С други думи, отделянето на време, за да развиете уменията си за управление на времето, ще бъде ценен актив за вашия процес на кариерно развитие, както и за поддържане на баланс между професионалния и личния живот. Нека сега да се запознаем с други фактори, обясняващи защо това умение е толкова важно, след което ще се запознаете с още съвети за управление на времето.

Времето е ограничено

Винаги имайте предвид, че времето е единственият ресурс, който не можем да запазим за по-късна употреба. Всеки ден всички имаме приблизително еднакво работно време; някои от нас успяват да направят повече, а други не спазват сроковете. В края на деня тези, които правилно управляват времето си, в крайна сметка имат повече професионално израстване и доказват, че имат по-добра самодисциплина.

Управление на времето срещу производителност

Дори ако сте някой, на когото липсва самодисциплина, управлението на времето ви ще ви помогне да вървите към целите си.

Ако се замислите, управлението на времето и производителността са взаимосвързани. Колкото повече управлявате времето си, толкова по-малко се стресирате за всичко. Представете си, че целият ден е подреден на масата, където можете да го настройвате, както пожелаете, и все пак да останете продуктивни.

По-малко отлагане

Помислете колко пъти сте си казвали „Мога да го направя по-късно“ или когато сте преглеждали видеоклипове в YouTube по средата на работата си. Всички ние сме били там; в резултат на това работата се натрупва, не разбираме откъде да започнем и в крайна сметка да пропускаме срокове.

Целта на управлението на времето е не само да се направи повече за по-малко време, но и да се намали желанието за отлагане на основните задължения. Притежаването на добри умения за управление на времето като служител, студент, лидер или организатор ще ви помогне да работите по-умно, вместо да работите по-усилено. Наличието на ясна картина на ежедневните ви задачи елиминира отлагането и ви позволява да се съсредоточите върху изпълнението на работата в рамките на определен срок.

По-добро вземане на решения

С подобрено умение за управление на времето можете да си дадете повече време да мислите за важни решения, без да се притеснявате за други задачи, тъй като първоначално сте разпределили време за всичко.

Уменията за управление на времето не са за планиране на краткосрочни задачи и постигане на краткосрочни цели. Това може да бъде адекватно управление на времето ви за следващия месец или дори година, ако имате конкретна цел в ума си.

Мислете за това умение като за предимство в ежедневието си, а не само на работното място, то ще ви помогне да мислите за всичко, като си представите крайния резултат и ще добави повече мотивация към вашите дейности.

Повече възможности за вашето кариерно израстване

Точността е това, което топ мениджърите ценят в своите служители. Като можете да управлявате времето си ефективно, вие не само ще увеличите производителността на работата си, но и ще спечелите добра репутация на работното си място. Изпълнението на всички възложени задачи навреме ще ви направи ценен член на екипа и организацията, която отваря нови възможности за кариера за вас.

Сега, когато знаете защо управлението на времето е толкова важно, нека продължим напред и да видим как всъщност можете да управлявате времето си.

Как да направите повече

Задайте времево ограничение за вашите задачи

За много от нас е трудно да останат фокусирани. Особено, когато нямаме спешен краен срок, е трудно да се концентрираме за повече от определено време. Но ако се замислим, дори и да нямаме спешен краен срок, все пак можем да зададем тези срокове, за да се съсредоточим.

Забелязали ли сте, че ако имате задача за изпълнение и имате 4 часа да я свършите, ще я свършите за 4 часа? И ако имате само 1 час, за да завършите същата задача, пак ще спазите крайния срок.

Какво означава това?

Това означава, че умът ни реагира добре на крайните срокове и ако няма кой да постави крайни срокове, вие сами ги задайте. Ограничаването на времето ни за конкретна задача добавя известна доза неотложност в ума ни и става по-вероятно да се фокусираме.

През времето, което сте задали на себе си, опитайте се да премахнете разрушителните явления; изключете известията на телефона си, запазете само основните известия на компютъра си, елиминирайте шума, може би дори се опитайте да поддържате средата си подредена и чиста.

И за определеното време умът ви ще знае, че можете да вършите само задачата, която е определена за този момент. Така ще се концентрирате по-лесно.

Задайте по-малки цели

Ограничаването на времето ви за изпълнение на задача е страхотно, но задачите могат да варират по размер. Да кажем, че имате голяма задача, която ви трябва поне седмица, за да завършите. Ако зададете краен срок за една седмица, най-вероятно ще свършите по-голямата част от работата, когато сте твърде близо до пропускането на крайния срок.

Въпреки това, ако решите да разделите голямата си задача на по-малки и да зададете по-кратки срокове, ще бъдете изумени колко още работа ще можете да свършите.

Това не е нова концепция и много хора го правят от години. Така че, ако решите да направите това, има различни инструменти, които да ви помогнат. Един от тези инструменти е техниката Pomodoro. Според Pomodoro вие сте най-ефективният ви АЗ през първите 20-25 минути работа. След това умът ви започва да се чуди. Ако можете да разделите голямата си задача на по-малки, 20-25-минутни задачи и да си дадете 5-минутна почивка, след като завършите всяка 25-минутна задача, ще можете да останете по-фокусирани. Умът ви ще знае, че след всеки 25 минути, когато завършите задачата си, ще бъдете възнаградени с 5 минути почивка.

За да използвате тази техника, можете да изтеглите едно от наличните приложения на Pomodoro или просто да зададете таймер на телефона си.

Подредете своите задачи по приоритет

Една от най-предизвикателните части на управлението на времето е приоритизирането на задачите ви. Това е първата и най-важна стъпка за правилното управление на времето.

Много хора започват деня си с маловажни задачи, като проверка на имейлите си, когато няма спешни такива във входящата кутия.

Приоритизирането на вашите задачи, ви помага да разберете, че не всяка задача е от изключителна важност и че много от тях могат да бъдат завършени по-късно. Това е почти като историята на скалите, камъчетата и пясъка, където най-важното е какво правиш първо.

Опитайте се да разберете сроковете за всяка работа, това трябва да ви помогне лесно да подредите приоритетите. Направете списък със задачи и запишете всичките си текущи отговорности, ако не сте сигурни за приоритета на конкретна задача, свържете се с вашия ръководител и осигурете правилния срок и важност на това.

Намалете времето за изчакване

Голяма част от времето си губим на опашки на много места, включително фризьорски салони, ресторанти, аптеки, дори посолства и консулства. За щастие, като са наясно с натоварения график на всички, разработчиците създадоха различни приложения, за да ни помогнат да планираме онлайн срещи и да намалим времето за чакане на тези места.

Ако сте се прекарвали значително време в чакане да ви обслужат, ето страхотно решение! Ако използвате услугите на определена организация, която няма система за планиране и това губи времето ви, опитайте да ги уведомите за съществуващите системи; може да те изненадат и да приемат съвета ти.

Намалете списъка си със задачи

Създаването на списък със задачи несъмнено е много важно и ще ви служи като водач през целия ви работен ден. Въпреки това, когато започнете да записвате задачите, ще се изкушите да изброите много ненужни неща, които не са важни и с които можете да се справите по време на почивката.

Много дългият списък със задачи кара хората да се тревожат сутрин или да не са мотивирани в края на деня, когато някои от задачите все още не са изпълнени. Така че, опитайте се да се съсредоточите върху най-важните задачи, като елиминирате тези, които не са толкова важни за изпълнение в момента, за да ви помогне да останете спокойни и мотивирани.

Една задача в даден момент

Представете си, че се опитвате да намерите книга в огромен рафт за книги, където книгите просто седят без никаква организация. Ще ви отнеме много време, за да прегледате всички книги и да намерите това, от което се нуждаете.

Когато започнете деня си без списък със задачи, това е почти като да работите в хаос, където не знаете откъде трябва да започнете и какво трябва да направите след това. Поради този хаос обикновено започваме да изпълняваме много задачи и в крайна сметка оставяме всички задачи наполовина изпълнени.

НО! Когато се фокусираме само върху едно нещо в даден момент, умът ни се фокусира върху задачата, вместо да се чуди, опитвайки се да навакса възможно най-много неща.

Когато погледнем „научно“ как работи умът на мъжа, можем да видим, че без значение дали сте жена или мъж, по-ефективно е да приемете начина, по който работи мъжкият ум. Когато се опитваме да изпълняваме една задача в даден момент, трябва мислено да поставим всяка задача в отделна кутия, където те не докосват другите кутии. Ако искаме да работим върху конкретна задача, отваряме полето за работа само с тази задача, затваряме полето и след това отваряме друго поле за следващата задача.

Избягвайте съвършенството

Ефективното управление на времето със сигурност ви помага да имате правилното отношение и ангажираност към работата си. Въпреки това, както се казва: „Не позволявайте съвършенството да бъде враг на доброто“.

Това е вярно, много хора се опитват да анализират прекалено всичко, което правят през деня. Имайте предвид, че не можете да поемате твърде много задачи. Ако прекарвате 8 до 9 часа в работата си, не планирайте 10 часа работа, за да завършите през деня. Това ще ви остави неудовлетворени, ще се втурнете и ще покажете лошо представяне и ще се обезсърчите.

Така че, бъдете разумни, докато планирате задачите си и това ще гарантира производителност и ефективност през целия ви ден.

Комбинирайте подобни задачи заедно, за да спестите повече време

Както обсъдихме, преминаването от една задача към друга изисква на мозъка ви повече време, за да разбере нова информация и да се адаптира към новите изисквания. Ако обаче групирате няколко задачи, подобни една на друга, и зададете време за изпълнение, това ще ви помогне да спестите повече време.

Например през целия ден задайте времево ограничение за отговаряне на имейли и организиране на бизнес разговори. В този случай мозъкът ви не се превключва и не губите време да се преориентирате.

Обобщение

Като цяло, съветите за управление на времето са различни, тъй като нуждата от това се увеличава сред хората, които изпитват трудности да разберат как да се справят с натоварения работен график. Винаги е важно да си поставяте цели, да приоритизирате задачите си и съответно да създавате своя план.

Ако някога сте се чудили как управлението на времето ще ви помогне да постигнете успех в този процес на кариерно развитие, надяваме се тази статия да ви даде отговора.

Управлението на времето трябва да се използва не само за работа, но и за поддържане на баланс между работа и личен живот.
Ако продължите да тренирате, ще се научите да контролирате правилно ежедневното си време, като по този начин ще имате повече време за семейството и приятелите си. И така, управлението на времето е умение от съществено значение за вашия успех? Определено да! Подобрете способностите си, за да вършите нещата ефективно и за по-малко време, и да вземете интелигентни решения. Така че, започнете веднага и планирайте да изпълните повече!

Публикувай коментар